Automatisierung
Mehr Zeit. Weniger Hektik. Mehr du.
Wie du „Roboter für“ dich arbeiten lässt. Und endlich lebst
Stell dir vor, du hättest einen unsichtbaren Mitarbeiter, der kostenlos für dich arbeitet. Einen, der nie müde wird, nie krank ist und keine Gehaltserhöhung verlangt. Klingt wie Science-Fiction? Ist es nicht.
Automatisierung ist das mächtigste Tool, das Selbstständige und Teams heute ignorieren – oder falsch nutzen. Warum? Weil viele denken: „Dafür bin ich zu klein“ oder „Das ist zu teuer“. Doch die Wahrheit ist: Wer heute nicht automatisiert, verbrennt Zeit wie Geld.
Warum Automatisierung kein Luxus ist. Sondern dein Ticket in die Freiheit
„Ich hab doch keine Zeit, mich mit Tools zu beschäftigen!“ – ein klassischer Denkfehler. Denn genau weil du keine Zeit hast, brauchst du Automatisierung. Laut einer McKinsey-Studie könnten 45% aller Arbeitsaufgaben bereits heute automatisiert werden – ohne teure IT-Lösungen.
Die 3 Automatisierungs-Mythen, die dich bremsen:
1. „Das ist nur was für Tech-Nerds.“
Falsch. Tools wie Zapier oder Canva machen Automatisierung so einfach wie Instagram bedienen.
2. „Mein Business ist zu individuell.“
Jedes Business hat repetitive Tasks – Rechnungen, Kundenkommunikation, Social Media.
3. „Das killt die Kreativität.“
Im Gegenteil: Automatisierung schafft Raum für Kreativität, weil sie den Ballast wegräumt.
In 5 Schritten zur schlanken Automatisierung
Schritt 1: Finde deine Zeitfresser – die „Low-Hanging Fruits“
„Welche Aufgabe hasst du jeden Tag?“
Mach den Post-it-Test:
1. Schreib 3 Tage lang jede Task auf, die dich nervt.
2. Markiere alle, die:
Beispiel: Eine Fotografin verschwendete 6 Stunden/Woche mit Kundentermin-Koordination – gelöst mit Calendly in 20 Minuten.
Schritt 2: Wähle die richtigen Tools – kein Technik-Overkill
„Welches Tool spricht deine Sprache?“
|
Task |
Tool-Empfehlung |
Kosten |
|---|---|---|
|
Kommunikaton |
Slack |
Free |
|
Buchhaltung |
Lexoffice |
ab 7€ / Monat |
|
Social Media |
Buffer + Canva Templates |
Free |
|
Projektmanagement |
Trello + Butler Automation |
Free |
Everflow-Tipp: Starte mit einem Tool. Meide All-in-One-Lösungen – sie überfordern oft.
Schritt 3: Baue „Wenn-dann“-Regeln – deine digitalen Assistenten
„Was passiert automatisch, wenn ich XYZ tue?“
Wenn ein Kunde das Kontaktformular ausfüllt, dann…
Erhalte eine Slack-Benachrichtigung
Schicke automatisch ein Welcome-Ebook
Trage ihn in deinen CRM-Kalender ein
Wenn eine Rechnung 7 Tage überfällig ist, dann…
Sende eine Erinnerungsmail
Füge einen Vermerk in der Buchhaltung hinzu
Bonus: Nutze Zapier oder Make.com, um Tools zu verknüpfen – ohne Code. Das sind deine „Übersetzer“ die tausende von Sprachen sprechen.
Schritt 4: Teste im Kleinen – bevor du skalierst
„Wie merke ich, ob es funktioniert?“
Tracke vorher/nachher: Zeitaufwand, Fehlerquote, Stresslevel
Frage Kundenfeedback: „Wie schnell waren unsere Reaktionen letzte Woche?“
Analysiere die Daten: Nutze Dashboards wie Google Data Studio
Beispiel: Ein Berater automatisierte Leadqualifizierung und steigerte die Conversion-Rate um 22%.
Schritt 5: Optimiere alle 90 Tage – aber werde nicht süchtig
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Frage vierteljährlich:
Welche Automatisierung spart mir spürbar Zeit?
Welche macht mir mehr Arbeit, als sie einspart?
Wo brauche ich wieder mehr Menschlichkeit?
Everflow-Tipp: Das letzte was du automatisieren solltest ist der Kundenkontakt via Chatbots. Bleib auf dem Boden, Menschlichkeit siegt. Immer.
Unsere Automatisierungs-Philosophie: Effizienz mit Herz
Aber verlieren meine Kunden nicht das Gefühl, dass ich sie schätze?“ – eine berechtigte Sorge. Deshalb automatisieren wir bei Everflow nie auf Kosten der Menschlichkeit.
So gehen wir vor:
Die 80/20-Regel
80% der Prozesse automatisieren – 20% bewusst menschlich halten (z. B. persönliche Follow-ups, individuelle Angebote).
Kundentouchpoints checken
Jede Automatisierung wird auf „Tonfall“ geprüft. Eine Mail soll sich anfühlen wie du – nicht wie ein Roboter..
Fail-Safes einbauen
Was, wenn die Automatisierung hakt? Wir definieren Backup-Prozesse (z. B. wöchentliche Manuell-Checks)..
So arbeiten Wir:
1. Deep-Dive: Wir analysieren deine aktuellen Abläufe – keine Standard-Checklists, sondern auf dich abgestimmt.
2. Entmisten auf Knopfdruck
Gemeinsam sortieren wir aus, was du nicht brauchst (und behalten, was wirklich wichtig ist).
3. Automatisieren mit Herz
Keine kalte Roboter-Optimierung. Wir wählen Tools, die zu deinem Arbeitsstil passen.
4. Langfristige Begleitung
Nicht nur ein einmaliges Setup, sondern Anpassungen, wenn sich dein Business entwickelt.
Echte Ergebnisse – keine leeren Versprechen
Fallstudie 1: Vom E-Mail-Chaos zum automatisierten Kundenflow
Wer: Lena, selbstständige Ernährungsberaterin
Problem: 15 Stunden/Woche für E-Mail-Basen, Terminplanung und Follow-ups
Everflow-Lösung:
Calendly-Integration auf der Website
Mailchimp-Autoresponder mit individuellen Rezepten
Zapier-Trigger, der Zahlungseingänge mit Google Drive verknüpft
Ergebnis: 80% weniger Admin-Zeit, 30% mehr freie Kapazitäten für Premium-Kunden.
Wer: Team mit 5 Menschen
Problem: Jeder nutzte andere Tools, Dateien gingen verloren, Kunden beschwerten sich über Inkonsistenz.
Everflow-Lösung:
Zentrales ClickUp-Board mit automatisierten Workflows
Slack-Bots für tägliche Stand-ups & Deadline-Erinnerungen
Canva-Brand Templates, die automatisch an Kunden gesendet werden
Ergebnis: 50% schnellere Projektabschlüsse, 95% weniger „Wo ist die Datei?“-Fragen.
Deine 3 Quick Wins – um noch heute zu starten
Der 5-Minuten-Automations-Boost
Richte eine E-Mail-Signatur mit Link zu deinem Calendly-Terminplaner ein – spart 10+ Nachrichten/Tag.
Die „Template-Revolution“
Erstelle 5 Textbausteine für häufig genutzte Nachrichten (z. B. Angebotsbestätigungen).
Der Papierkorb-Trick
Lösche eine App, die dich ablenkt (z. B. Social Media) – und ersetze sie durch ein Automatisierungstool.
FAQ: Häufige Fragen zur Automatisierung
„Wie viel Zeit muss ich investieren, um Automatisierung zu lernen?“
Mit den richtigen Tools dauert die Einrichtung oft nur 1–2 Stunden. Wir zeigen dir wie`s geht.
„Was, wenn ich technische Probleme habe?“
99% der Fehler liegen in falschen Einstellungen – keine Sorge, wir geben Support bis zum letzten Klick.
„Verlieren meine Mitarbeiter ihre Jobs durch Automatisierung?“
Nein – im Gegenteil. Automatisierung befreit sie von langweiligen Tasks, sodass sie sich auf wertvollere Arbeit konzentrieren können.
Die größte Gefahr bei der Automatisierung (und wie du sie umgehst)
Automatisierung kann süchtig machen. Der Fehler: Alles automatisieren zu wollen. Doch einige Dinge sollen menschlich bleiben:
Persönliche Kundenfeedback-Gespräche
Kreative Brainstormings
Strategische Entscheidungen
Merke: Automatisierung ist ein Werkzeug – kein Ersatz für deine Expertise.
Ready to Flow?
Wenn du bis hierher gelesen hast:
1. Weißt du, dass Automatisierung kein Hexenwerk ist.
2. Siehst du konkret, wo du ansetzen kannst.
3. Fehlt nur noch der erste Schritt.
Business-Check-up
Lass uns in einem kostenlosen 15-Minuten-Call herausfinden, welche 3 Hebel in deinem Business den größten Impact haben. Keine Verkaufsgespräche – nur klare Insights und ein konkreter Next Step.
Damit Technik für dich arbeitet und du lebst
Mehr Zeit. Weniger Hektik. Mehr du.
Damit du weisst wovon ich spreche. ganz einfach.
Der Übersetzer
Damit deine Tools miteinander sprechen können brauchst du einen Übersetzer, der die Sprachen deiner Tools spricht. Dafür nehmen wir Zapier, Make.com oder andere Übersetzer die für dein Setup infrage kommen.
Single-Step Automation
Hier werden wir zwei Tools miteinander verbinden. Wenn etwas Bestimmtes bei Tool 1 (Trigger) passiert, wird etwas Bestimmtes in Tool 2 (Aktion) erledigt. In der Regel ist dies in der kostenlosen Version der Übersetzer möglich.
Multi-Step Automation
Hier werden wir mehrere Tools miteinander verbinden und entsprechend auch mehrere Aktionen ausführen lassen. In diesem Angebot sind bis zu 5 Steps (Aktionen) enthalten. Diese sind oft nur in der kostenpflichtigen Version der Übersetzer möglich.