Prozessoptimierung
Mehr Effizienz. Weniger Stress. Mehr du.
Wie du Zeitfresser killst und Raum für Wachstum schaffst
Stell dir vor, du könntest eine Stunde pro Tag gewinnen – jeden Tag. Was würdest du tun? Mehr Schlaf? Ein früheres Feierabendbier mit Freunden? Oder endlich das Side-Projekt angehen, das seit Monaten in deiner Schublade schlummert?
Prozessoptimierung macht genau das möglich. Doch warum ignorieren so viele Selbstständige und Teams dieses Potenzial? Und wie kannst du anfangen, ineffiziente Abläufe in Wachstumsbeschleuniger zu verwandeln?
Warum Prozessoptimierung kein Buzzword ist (sondern deine Rettung)
„Ich arbeite doch schon effizient!“ – ein klassischer Gedanke, der oft täuscht. Laut einer Studie der OECD verbringen Kleinunternehmer 68% ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Tasks – nicht mit strategischen Entscheidungen oder Kundenbeziehungen.
Die versteckten Kosten schlechter Prozesse:
Zeitverlust: Manuelle Datenübertragung, doppelte Dokumentation, Suchen nach Informationen
Frustration: Teammitglieder, die sich im Kreis drehen
Kundenunzufriedenheit: Lange Antwortzeiten, Fehler durch Hektik
Die Frage ist nicht: „Kann ich mir Prozessoptimierung leisten?“
Sondern: „Kann ich es mir leisten, sie zu ignorieren?“
Die 5-Stufen-Formel für schmerzfreie Prozessoptimierung
Stufe 1: Finde die Bremsen – wo hakt es wirklich?
„Welcher Prozess macht dich wahnsinnig?“
Starte mit einer Prozesslandkarte:
1. Liste alle wiederkehrenden Aufgaben auf (z. B. Rechnungsstellung, Social-Media-Planning, Kundenonboarding)
2. Bewerte jede Aufgabe nach:
Beispiel: Ein Coach verbringt 3 Stunden pro Woche damit, Zoom-Links für Calls zu verschicken – ein 5-Minuten-Automatisierungsjob.
Stufe 2: Automatisieren, outsourcen oder eliminieren
„Was kann ein Tool besser als du?“
Automatisieren:
E-Mail-Templates für Standardanfragen
KI-gestützte Buchhaltung (z. B. Lexoffice)
Workflow-Tools wie Zapier oder Make.com
Outsourcen:
Admin-Tasks an Virtual Assistants
Design-Jobs auf Plattformen wie Fiverr
Eliminieren:
„Das haben wir schon immer so gemacht“-Tasks
Reports, die niemand liest
Stufe 3: Dokumentiere, was bleibt
„Würde ein Neuling damit klarkommen?“
Erstelle SOPs (Standard Operating Procedures) für:
Kundenkommunikation
Projektabschlüsse
Interne Abstimmungen
Tipp: Nutze Loom, um Bildschirmvideos aufzunehmen – schneller als Textanleitungen.
Stufe 4: Teste und tracke
„Woher weißt du, dass es funktioniert?“
Setze KPIs wie:
Zeit pro Task (vorher/nachher)
Fehlerquote
Team-Feedback
Beispiel: Eine Agentur reduzierte die Rechnungsbearbeitung von 45 auf 12 Minuten – einsparen von 33 Stunden/Jahr.
Stufe 5: Mach es zur Gewohnheit
„Optimieren ist kein Projekt – es ist ein Mindset.“
Führe vierteljährliche Process-Reviews durch
Belohne das Team für Verbesserungsvorschläge
Nutze Retrospektiven, um Pain Points zu sammeln
Prozessoptimierung mit System (und Seele)
„Klingt gut, aber wer hat die Zeit, das umzusetzen?“ – genau hier springen ich ein.
So zerlegen wir deine Ineffizienzen:
Der Process-Hackathon
In 90 Minuten identifizieren wir gemeinsam deine 3 größten Zeitfresser – kein Small Talk, nur Ergebnisse.
Tool-Beratung ohne Technik-Blabla
Wir suchen keine Premium-Lösungen, sondern passende Tools. Ob Notion, Trello oder ein simples Google Sheet – Hauptsache, es funktioniert für dich.
Change Management light
Du willst kein 100-Seiten-Handbuch? Verständlich. Wir begleiten dich bei der Umsetzung – step by step, ohne Overwhelm.
So arbeite ich:
1. Deep-Dive: Wir analysieren deine aktuellen Abläufe – keine Standard-Checklists, sondern maßgeschneidert.
2. Entmisten auf Knopfdruck
Gemeinsam sortieren wir aus, was du nicht brauchst (und behalten, was wirklich wichtig ist).
3. Automatisieren mit Herz
Keine kalte Roboter-Optimierung. Wir wählen Tools, die zu deinem Arbeitsstil passen.
Langfristige Begleitung
Nicht nur ein einmaliges Setup, sondern Anpassungen, wenn sich dein Business entwickelt.
4. Langfristige Begleitung
Nicht nur ein einmaliges Setup, sondern Anpassungen, wenn sich dein Business entwickelt.
keine leeren Versprechen
Fallstudie 1: Vom Burnout zur 4-Tage-Woche Sarah (35), selbstständige Webdesignerin:
Vorher: 60-Stunden-Wochen, ständige Erreichbarkeit, Rechnungen lagen monatelang rum.
Everflow-Lösung:
Automatisierte Projektabrechnung via [Tool-Name]
Klare Kommunikationszeiten mit Kunden
Delegation von SEO-Tasks an Freelancer
Ergebnis: 20% mehr Umsatz bei 32 Stunden Arbeit pro Woche.
Fallstudie 2: Vom Team-Chaos zur skalierbaren Agentur
Team mit 8 Menschen:
Problem: Doppelarbeit, unklare Verantwortungen, ständige Überstunden.
Everflow-Lösung:
RACI-Matrix für alle Kernprozesse
Zentrales Projektmanagement-Tool mit automatisierten Workflows
Wöchentliche „Sync-Up“-Meetings (max. 30 Minuten)
Ergebnis: 40% weniger Überstunden, 15% höhere Kundenzufriedenheit.
Deine Sofort-Tools: 3 kostenlose Hacks für heute
Der 2-Minuten-Screentime-Check
Nutze die Bildschirmzeit-Statistik deines Handys. Welche 3 Apps kosten dich die meiste Zeit? Lösche oder limitiere sie.
Die „Stop-Doing“-Liste
Schreibe 5 Tasks auf, die du ab sofort nicht mehr selbst machst (z. B. Social-Media-Postings, Excel-Reports).
Automation für Arme
Richte eine einfache Automatisierung ein – z. B. eine Gmail-Filterregel, die Newsletters automatisch archiviert.
FAQ: Häufige Fragen zur Prozessoptimierung
„Bin ich nicht zu klein für Prozessoptimierung?“
Je kleiner das Business, desto größer der Hebel. Ein Solo-Unternehmer spart pro optimiertem Prozess oft proportional mehr Zeit als ein Großkonzern.
„Was, wenn mein Team nicht mitzieht?“
Involviere sie von Anfang an. Frage: „Welcher Prozess nervt euch am meisten?“ – und starte genau dort.
„Wie lange dauert es, bis ich Ergebnisse sehe?“
Manche Optimierungen wirken sofort (z. B. Automatisierungen). Andere, wie Team-Prozesse brauchen 2-3 Wochen Eingewöhnung.
Die größte Lüge über Produktivität
„Du musst nur härter arbeiten.“ Falsch. Kluge Arbeit schlägt harte Arbeit – immer. Prozessoptimierung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, Raum zu schaffen:
Für strategische Entscheidungen
Für kreative Pausen
Für ein Leben außerhalb der Arbeit
Ready to Flow?
Wenn du bis hierher scrollst, weißt du:
1. Prozessoptimierung ist kein Hexenwerk, aber ein Gamechanger.
2. Du musst nicht alles alleine schaffen.
Business-Check-up
Lass uns in einem kostenlosen 15-Minuten-Call herausfinden, welche 3 Hebel in deinem Business den größten Impact haben. Keine Verkaufsgespräche – nur klare Insights und ein konkreter Next Step.
Was es dich kostet. Ein Invest, keine Ausgabe.
Struktur und Prozesse sind wie Zahnräder, nur im Zusammenspiel entsteht mit Automatisierung ein reibungsloser Flow. Mit den Paketen BEGIN bis FLOW begleite ich dich von den Grundlagen bis zur Automations- Exzellenz. Immer mit klarem Fokus auf das große Ganze
Gemeinsamer Inhalt der Pakete:
Strukturentwicklung: Analyse von Hierarchien, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen.
Prozessoptimierung: Identifikation von Engpässen, Automationspotenzial, Effizienzsteigerung.
Dokumentation: Ich dokumentiere alle Schritte für dich
Lösungen: Individuelle Empfehlungen basierend auf deiner Unternehmensgröße und Branche.
Unterschied der Pakete:
Begleitung: Du entscheidest über die Intensität deiner Begleitung
Automation: Einige Pakete enthalten erste Automationen. Damit du von Anfang an entlastet wirst.
Begin to Flow
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Volle Transformation
Das ist drin
• 12 x 45min 1:1 Calls
• 3 x 90 min Deep-Dive Calls
• 3 Single-Step Automationen inklusive
15 Tage Email Support für deine Automationen
Antwort auf Emails innerhalb von 12 Stunden (statt 24-48 Std.)
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Langfristige Begleitung
Das ist drin
• 9 x 45min 1:1 Calls
• 2 x 90min Deep-Dive Calls
• 2 Single-Step Automationen inklusive
15 Tage Email Support für deine Automationen
Antwort auf Emails innerhalb von 12 Stunden (statt 24-48 Std.)
ignite
Gezielte Optimierung
Das ist drin
• 6 x 45min 1:1 Calls
• 1 x 90 min Deep-Dive Calls
• 1 Single-Step Automation inklusive
7 Tage Email Support für deine Automationen
Begin
Schnelle Orientierung
Das ist drin
• 3 x 45min 1:1 Calls
• 1 x 90min Deep-Dive Calls
• 0 Automationen inklusive
Add-ONS
Team
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Automationen
ab 249 € / einmalig
Du hast die Idee – ich handle! Automations-Setup mit dir zusammen (Done-with-you) oder für dich erledigt! (Done-for-You)
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Termine auch an Wochenenden buchbar
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ab 2499€ / Auf Anfrage
Einrichtung und optimierung eines CRM für dein Unternehmen
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ab 2499€ / Auf Anfrage
Einrichtung und Optimierung einer e-learning Plattform für das Onboarding deiner Kunden oder Mitarbeiter